Kinderopvang in Oostende - Digitaal loket

Privacy and disclaimer

PRIVACYVERKLARING KINDEROPVANG STAD OOSTENDE

Context

Het stadsbestuur van Oostende (‘de Stad’) verzamelt, verwerkt en bewaart als organisatie persoonsgegevens over burgers als afnemers van diensten. Door onze opdracht ten dienste van de Oostendse burger willen wij op een correcte manier met deze persoonsgegevens omgaan. Rekening houdend met (nieuwe) verstrengde weten regelgeving introduceert de Stad deze privacyverklaring voor de kinderopvang. Deze specifieke privacyverklaring is een concrete vertaling van de algemene privacyverklaring die terug te vinden is op de website.

Deze website is eigendom van Kinderopvang Oostende. Door de toegang tot en het gebruik van de website verklaart u zich uitdrukkelijk akkoord met de volgende Algemene voorwaarden.

Intellectuele eigendomsrechten

De inhoud van deze site, met inbegrip van de merken, logo’s, tekeningen, data, product- of bedrijfsnamen, teksten, beelden e.d. zijn beschermd door intellectuele rechten en behoren toe aan Kinderopvang Oostende of rechthoudende derden.

Beperking van aansprakelijkheid

De informatie op de website is van algemene aard. De informatie is niet aangepast aan persoonlijke of specifieke omstandigheden, en kan dus niet als een persoonlijk, professioneel of juridisch advies aan de gebruiker worden beschouwd.

Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken

Het Belgisch recht is van toepassing op deze site.

Privacy en gegevensbescherming

De Dienst Kinderopvang van Oostende verzamelt, verwerkt en bewaart als organisatie persoonsgegevens over burgers als afnemers van diensten. Door onze opdracht ten dienste van de Oostendse burger willen wij op een correcte manier met deze persoonsgegevens omgaan. Daarom verwerken wij de door u aangeboden persoonsgegevens steeds conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016. Voor verdere informatie kan u de privacyverklaring van de Kinderopvang hier nalezen. Heeft u vragen? Aarzel dan niet contact op te nemen met mevrouw Fien Van Vooren.

CORRECT MET UW PERSOONSGEGEVENS OMGAAN


Persoonsgegevens die we verwerken

De Stad verwerkt in functie van deze dienstverlening volgende (categorieën) van persoonsgegevens over u:

  • Identificatiegegevens (zoals naam)
  • Contactgegevens (zoals adres, telefoonnummer, mailadres, noodgegevens…)
  • Burgerlijke stand
  • Professionele gegevens (zoals werksituatie)
  • Financiële en economische gegevens (zoals inkomstencategorie en inkomenstarief)
  • Sociale gegevens (zoals opleidingsniveau, gewoontes van het kind, ontwikkeling van het kind, …)
  • Sociale netwerkgegevens
  • Gezondheidsgegevens
  • Fysieke gegevens
  • Ras en etnische afkomst
  • Beeld- en geluidsmateriaal

Bron waar uw persoonsgegevens werden verkregen

De Stad beschikt over uw persoonsgegevens door ze van u te ontvangen tijdens uw aanvraag of doorheen de opvangperiode van uw kind. Uitzonderlijk worden deze ons door andere organisaties bezorgd die als doorverwijzer voor u optreden. Doeleinden waarom we uw persoonsgegevens verwerken De Stad verwerkt uw persoonsgevens binnen deze context in functie van:

  • Registratie en behandeling van uw aanvraag
  • Opvang van uw kind
  • Communicatie over de kinderopvang
  • Facturatie en betaling
  • Tevredenheidsmeting
  • Coördinatie van de kinderopvang
  • Subsidiëring van de kinderopvang
  • Naleving vergunning- en subsidievoorwaarden
  • Doorgifte aan de scholen (indien van toepassing)
  • Doorgifte aan de andere opvanginitiatieven (indien van toepassing)

Juridische basis om rechtmatig uw persoonsgegevens te verwerken

De Stad verwerkt uw persoonsgegevens op basis van onze onderlinge overeenkomst of de wettelijke verplichting die op ons rusten. Specifiek voor de verwerking van de gezondheidsgegevens, fysieke gegevens, gegevens betreffende uw ras of etnische afkomst en foto’s of beeldmateriaal vragen wij uw expliciete toestemming tijdens uw aanmelding. U heeft ten allen tijde het recht uw toestemming hiervoor in te trekken door contact met de dienst op te nemen of de Functionaris gegevensbescherming te contacteren.


Ontvangers van uw persoonsgegevens

Het Stadsbestuur deelt binnen de context van deze dienst / dienstverlening / activiteit uw persoonsgegevens mee aan:

  • Verbonden arts
  • Aanbieders van informatiesystemen
  • Kind en Gezin
  • Zorgagentschap Vlaanderen
  • Hulpverleningsorganisaties (indien van toepassing)
  • Scholen (indien gevraagd)
  • Andere opvanginitiatieven (indien gevraagd)

We zullen uw persoonsgegevens nooit zomaar doorsturen of bekendmaken aan anderen. We doen dat alleen als u ons op voorhand daarvoor toestemming verleent, dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een onderlinge overeenkomst, als er een regel is die ons daartoe verplicht of het in uw belang is. We hebben dus steeds een duidelijke juridische basis.


Bewaartermijn van uw persoonsgegevens

De Stad bewaart uw persoonsgegevens verbonden aan deze kinderopvang voor 5 jaar na stopzetting van de opvang. We archiveren uw persoonsgegevens volgens de archiefwetgeving. Zo is het mogelijk dat we uw persoonsgegevens in ons archief toch langer bewaren dan de bewaartermijn die we eerst opgeven. Het doel van de verwerking is dan niet langer de dienstverlening op zich maar de ‘archivering in het algemeen belang’. We verwerken ze in die periode op geen enkel andere manier dan strikt nodig voor de bewaring ervan.


Beveiliging van uw persoonsgegevens

De Stad is in vele gevallen ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat wil zeggen dat wij bepalen welke gegevens we verzamelen en waarvoor. Die verantwoordelijkheid brengt met zich mee dat we uw persoonsgegevens zo goed als mogelijk moeten beveiligen. Dat betekent dat we de toegang tot uw persoonsgegevens moeten beperken, maar ook dat we de integriteit en beschikbaarheid ervan moeten verzekeren. Niet elke medewerker van de Stad heeft toegang tot uw persoonsgegevens. Ze komen enkel bij de diensten en de medewerkers die ze effectief nodig hebben voor de uitvoering van hun taak. Verder werkt de Stad samen met partnerorganisaties en wordt onze werking ondersteund door leveranciers. Deze partijen, die als ‘verwerkers’ worden beschouwd, krijgen hierdoor (mogelijks) toegang tot uw persoonsgegevens en hebben daarin de expliciete opdracht gekregen die te verwerken. Dit doen ze altijd binnen wat toelaatbaar is volgens de wetgeving en de specifieke richtlijnen opgelegd door de Stad. We maken strikte afspraken en zo verzekeren we dat ze dezelfde hoge privacystandaarden naleven.


UW RECHTEN ALS BURGER

De Algemene Verordening Gegevensbescherming zorgt ervoor dat u een aantal rechten krijgt bij de verwerking van uw persoonsgegevens.


Recht op inzage en gegevensoverdraagbaarheid

U hebt het recht om uw persoonsgegevens en de doelen waarvoor we ze verwerken in te kijken. Daarvoor vragen we wel een bewijs van uw identiteit, zodat we zeker zijn dat we uw persoonsgegevens aan de juiste persoon tonen. We bezorgen uw gegevens vervolgens in een gangbare vorm (zoals pdf of Word). Als u dat wilt, bezorgen we ze u in een machineleesbare vorm (zoals Excel). Op uw vraag kunnen we deze ook op papier aan uw domicilieadres bezorgen. U mag die persoonsgegevens dan zelf aan een andere verwerkingsverantwoordelijke overdragen, maar als u dat wilt, als het technisch mogelijk is en de verwerking geautomatiseerd gebeurt, doen we die overdracht graag voor u.


Recht op verbetering

Merkt u dat de Stad foute of onvolledige persoonsgegevens over u heeft? U hebt altijd het recht om ze te laten verbeteren of verder aan te vullen.


Recht om vergeten te worden

In een aantal gevallen hebt u het recht om uw gegevens te laten wissen. Dat kan bijvoorbeeld:

  • als we uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de doelen waarvoor we ze eerst verwerkten;
  • als we uw toestemming nodig hebben om ze te verwerken en u beslist om uw toestemming in te trekken;
  • als u bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking voort te zetten;
  • als wij, ondanks al onze inspanningen, uw persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken;
  • als we wettelijk verplicht worden om uw gegevens te verwijderen.

Opgelet: Vaak zijn we wettelijk verplicht om uw gegevens voor een bepaalde termijn te bewaren en kunnen we dus niet, of maar gedeeltelijk, voldoen aan uw wens om vergeten te worden. U kunt bijvoorbeeld niet geschrapt worden uit het bevolkingsregister.


Het recht op beperking van de verwerking, het recht op bezwaar en het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming.

U hebt het recht om de verwerking te beperken:

  • wanneer u betwist of uw persoonsgegevens wel correct en volledig zijn en wij niet in staat zijn om dit te valideren of ;
  • als wij, ondanks al onze inspanningen, uw persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken, maar u liever niet hebt dat we uw persoonsgegevens verwijderen;
  • als we uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar u die wel nog nodig hebt voor een gerechtelijke procedure;
  • als u bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking voort te zetten.

U hebt het recht om bezwaar te maken als we uw persoonsgegevens verwerken voor onze taken van algemeen belang of onze opdrachten van openbaar gezag. Als uw belangen, rechten en vrijheden zwaarder doorwegen dan de gerechtvaardigde gronden van de Stad, stoppen wij de verwerking van uw persoonsgegevens. Verder kan u aanspraak maken op een menselijke tussenkomst ter herevaluatie van uw recht(en) wanneer wij deze in eerste instantie volledig geautomatiseerd hebben verwerkt. Dit echter enkel wanneer deze beslissing voor u grote gevolgen geeft en tenzij:

  • we uw persoonsgegevens op die manier moeten verwerken volgens een overeenkomst die we met u gesloten hebben;
  • dat wettelijk is toegelaten en uw rechten en vrijheden daarbij beschermd worden;
  • u ons uitdrukkelijk toestemming verleent.

Hoe kunt u die rechten uitoefenen?

U kunt uw rechten op verschillende manieren uitoefenen:

  • In contact met onze diensten
  • In contact met onze Functionaris voor gegevensbescherming:

o Per mail via: privacy@oostende.beprivacy@sho.be
o Via de digitale signaalkaart
o Per brief naar:

Functionaris voor gegevensbescherming Stad Oostende Vindictivelaan 1 8400 Oostende

We bezorgen u zo snel mogelijk een antwoord: uiterlijk 30 dagen nadat we uw verzoek en het bewijs van uw identiteit ontvangen hebben behandelen wij uw verzoek. Indien we binnen die termijn niet in staat zijn uw vraag te beantwoorden, zullen wij u hierover contacteren. Uw rechten gebruiken is gratis zolang deze niet disproportioneel is of u vaak dezelfde vraag stelt. Zo zal de Stad vragen afwijzen die aan alle Stadsdiensten zijn gericht. Dit zullen we echter altijd motiveren en hierover met u communiceren.


VRAGEN, OPMERKINGEN OF KLACHTEN?

Hebt u vragen, opmerkingen of klachten over uw privacy? De Stad heeft een functionaris voor gegevensbescherming en twee privacycoördinatoren aangesteld. U kan contact opnemen met de Functionaris voor gegevensbescherming van de Stad:

Functionaris voor gegevensbescherming
Stad Oostende
Vindictivelaan 1
8400 Oostende

U hebt altijd het recht om klacht in te dienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie en/of Gegevensbeschermingsautoriteit . We verzoeken u wel eerst met onze diensten en/of de Functionaris voor Gegevensbescherming in contact te treden.